Vacature office manager (24 uur)

2 september 2021

De parochie Heilige Maria te ’s-Hertogenbosch & Rosmalen, bestaande uit acht kerken, is volop in
beweging. We hebben een betrokken gemeenschap en de komende jaren willen we als
Mariaparochie meer aanwezig zijn in de wijken, en meer dan voorheen een missionaire parochie zijn,
in navolging van de oproep van Paus Franciscus.

In verband met de inrichting van de nieuwe parochie-organisatie die samen gaat met de
ingebruikname van het nieuwe parochiecentrum in Rosmalen rond 1 oktober 2021 is de parochie per
dan op zoek naar een

Office manager (v/m) voor het parochiekantoor (ca. 24 uur per week)

Als office manager heb je een zelfstandige rol en ben je de spin-in-het-web om activiteiten en de
back-office van de parochie mogelijk te maken. Je geeft leiding aan de bedrijfsvoering, je bent
aanspreekpunt en ondersteunt het pastorale team en het bestuur. Je wordt bij de uitvoering van
deze taken ondersteund door diverse vrijwilligers die je ook aanstuurt.

Wat verwachten we?
A. Taken office management
• Beheert het parochiebrede secretariaat (telefoon, mail, beheer reserveringen ruimtes, bestellen
kantoorbenodigheden) en zorgt voor goede bereikbaarheid (fysiek en digitaal)
• Coördineren van (facilitair) beheer rondom al het onroerend goed i.s.m. beheerders
• Zelfstandig verzorgen van correspondentie en archivering, beheer van contracten, beantwoorden
van voorkomende vragen, opvolging van de afhandeling daarvan
• Ondersteunt het pastoresteam en het bestuur (waar mogelijk pro-actief)
• Organiseert en notuleert bijeenkomsten (zoals bestuurs- of werkgroepvergaderingen)
• Coördineert en bewaakt de voortgang van de dagelijkse werkzaamheden en controleert de
uitvoering en kwaliteit van de werkzaamheden.
Resultaat: Goedlopende backoffice.

B. Werkprocessen en aansturing
• Is aanspreekpunt/vraagbaak voor beheerders van (kerk)gebouwen
• Biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten; bereidt
besluiten voor, eventueel in samenwerking met anderen en verzorgt informatie hieromtrent
• Aansturen en gemotiveerd houden van vrijwilliger-collega’s administratie (w.o. ledenadm,
begraafplaatsadm, vrijwilligersadm, gastheren en -dames),
• Opstellen en verbeteren van processen en bewaken kwaliteit dienstverlening
Resultaat: duidelijke en goed werkende werkprocessen, gemotiveerd team van vrijwilligers,
posities ingevuld, duidelijke rolverdeling, kwalitatief goede output.

Wie zoeken wij?
A. Kennis
• MBO+ / HBO werk- en denkniveau op administratief-organisatorisch vlak
• Vaardig in het gebruik van MS Excel, Word en Powerpoint.
• Kennis van en ervaring met automatiseringspakketten. Kennis van Docbase is een pré.

B. Kwaliteiten
• Positieve, dienstverlenende en klantgerichte instelling (sociaal zeer vaardig)
• Zeer zelfstandig (zelfstarter), stressbestendig, staat stevig in de schoenen
• Goed analytisch vermogen, kan denken in processen en hoe deze te verbeteren
• Goede communicatievaardigheden Nederlands (mondeling en schriftelijk)
• Nauwkeurig, integer en organisatorisch vaardig (planning, verbeteren werkprocessen en events)
• Kan (oudere) vrijwilligers aansturen en daarbij een gedreven, motiverende en
enthousiasmerende werkhouding tonen
• Flexibel (incidentele activiteit in avond of weekend)
• Voelt je thuis bij de Christelijke traditie en hoe de parochie daar vorm aan geeft

Wat bieden wij?
• Een tijdelijk contract voor de duur van 2 jaar (met uitzicht op een vast contract). In beginsel
vraagt de parochie invulling van de rol voor circa 24 uur per week (te spreiden over 4 of 5 dagen).
In overleg worden de werkdagen vastgesteld. Hierbij kan rekening worden gehouden met
schooltijden.
• Beoogde startdatum: 1 november 2021.
• Vergoeding is passend o.b.v. de arbeidsvoorwaarden van de R.K.-Kerkprovincie in Nederland:
Salarisschalen (waarbinnen functiegroepen zijn gedefinieerd) lopen van €2.000 – €2.800 o.b.v.
een full-time aanstelling (o.b.v. 38 uur). Inschaling gebeurt op basis van ervaring en zwaarte van
de functie.
• Je bent verzekerd binnen de lopende polissen voor aansprakelijkheid en ongevallen.

Reageren
Indien je geïnteresseerd bent in deze rol bij de parochie H. Maria dan kun je reageren met C.V. en
motivatiebrief naar secretaris@parochiemaria.nl.
Voor meer informatie kun je bellen met Marc Benninga 06-11729521 (secretaris van de parochie).
De uiterste reactiedatum is 15 oktober 2021.

Meer nieuws

Dertig jaar Straatpastoraat in Den Bosch

Afgelopen zaterdag, 2 oktober 2021, vierde het Straatpastoraat Den Bosch […]

Geplaatst: 14 oktober 2021

Openingsviering voorbereidingstraject Synode 2023

Paus Franciscus heeft op zondag 10 oktober in Rome het […]

Geplaatst: 14 oktober 2021
Geplaatst: 14 oktober 2021

Sleuteloverdracht pastorie Rosmalen

Op maandag 27 september droeg het parochiebestuur officieel de sleutel […]

Geplaatst: 6 oktober 2021