Versie: januari 2021
Privacyverklaring R.-K. Parochie
Parochie Maria, ’s-Hertogenbosch/Rosmalen/Empel
In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens de parochie verwerkt en waarom dit
gebeurt. U leest in deze verklaring ook welke rechten u heeft en waar u terecht kunt met vragen.
INFORMATIE VOOR PAROCHIES
Een parochie informeert betrokkenen over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Dit gebeurt
bijvoorbeeld als iemand (voor het eerst) wordt opgenomen in de R.-K. ledenadministratie. In geval
van een kinderdoop worden de ouders geïnformeerd. In de onderstaande situaties wordt de
privacyverklaring door de (digitaal) parochie verstrekt of wordt in een formulier duidelijk naar de
privacyverklaring op de website verwezen:
• Aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel;
• Aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat;
• Aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de
ledenadministratie van de R.-K. Kerk;
• Aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister
(grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de
R.-K. Kerk.
• Aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de ledenadministratie van
de R.-K. Kerk.
1. Naam en contactgegevens van de parochie
• Naam: Parochie H. Maria
• Postadres: Markt 1, Rosmalen (m.i.v. 1 september 2021: Rodenborchweg 2 5241 VM
Rosmalen)
• Telefoonnummer: 073-5212215
• E-mail parochiesecretariaat: secretariaat@parochiemaria.nl
2. Persoonsgegevens die door de parochie worden verwerkt
• In de ledenadministratie staan diverse persoonsgegevens over parochianen en hun eventuele
huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens. In dit
document worden de parochianen aangeduid als "betrokkenen".
• In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen en als u
kerkbijdrage betaalt ook uw rekeningnummer.
• In het parochieblad staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers.
Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan
afgebeeld.
• Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan
op de website foto's van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan
afgebeeld.
• In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel,
huwelijk, wijding) die in een van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken. Versie: januari 2021
2
• Welke persoonsgegevens precies worden geregistreerd vindt u hierboven en in artikel 5 van
het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Dit reglement
kunt u vinden op www.rkkerk.nl/avg.
3. Het doel van het verwerken van persoonsgegevens
• De parochie registreert persoonsgegevens om in kerkelijke registers vast te leggen welke
sacramenten iemand heeft ontvangen. Hieronder verstaan we in het bijzonder:
- de registratie die verbonden is aan het ontvangen van de sacramenten van het Doopsel,
Vormsel, Heilige Communie, Huwelijk en de Wijding.
- De registraties die nodig zijn op grond van het Kerkelijk Recht.
• Een parochie is een gemeenschap van parochianen, familie van parochianen en mensen die
bij de parochie zijn betrokken. De parochie moet een administratie bijhouden om de
organisatie van de parochiegemeenschap te verzekeren; hieronder verstaan we
bijvoorbeeld:
- het registreren van uw contactgegevens om via communicatiekanalen informatie en
uitnodigingen te versturen over parochieactiviteiten en;
- het bijhouden van vrijwilligerstaken en een registratie van vrijwilligers en;
- het bijhouden van financiële administraties in verband met kerkbijdragen, schenkingen
en giften en andere fondsenwervende activiteiten, maar ook financiële administraties
rond grafrechten en stipendia.
• Een parochie is een onderdeel van de Rooms Katholieke Kerk. Wij zijn als parochie altijd
verbonden met andere R.-K. kerkelijke instellingen in Nederland. Als parochie dragen wij bij
aan de instandhouding en juistheid van de kerkelijke ledenadministratie en archieven.
• Een parochie heeft een parochiearchief. In het parochie archief wordt bijvoorbeeld het
doopregister bewaard. De parochie kan ook persoonsgegevens bewaren in het archief als
bron voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek. Dit doet de parochie alleen
als zij belang heeft bij het doel van het archief.
4. De bevoegdheid om persoonsgegevens te verwerken
• De parochie mag bijzondere persoonsgegevens, zoals geloofsovertuiging, verwerken op
grond van de wet (artikel 9 lid 2 sub d AVG).
• Andere persoonsgegevens mogen door de parochie worden verwerkt op grond van het
gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
a) het registreren van haar parochianen, de gezinsleden van haar parochianen en
mensen die geen lid zijn van de parochie, maar wel contact met de parochie
onderhouden.
b) het bijhouden van de vrijwilligersadministratie, financiële administratie, het houden
van fondsenwervende activiteiten en het bijhouden van kerkelijke registers;
• De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
• De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de
belastingdienst, de sociale dienst, politie of justitie) of kerkelijke overheid;
• De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te
treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op het parochieblad of
bijeenkomst van de parochie).Versie: januari 2021
3
5. Streaming en online uitzending van kerkelijke vieringen
• Niet alle mensen die een kerkelijke viering willen bijwonen, kunnen in de kerk aanwezig zijn.
Daarom worden er video- en audio opnames van de kerkelijke viering gemaakt en online
uitgezonden om deze mensen in staat te stellen de viering te volgen en mee te vieren.
• De parochie respecteert de privacy van de kerkbezoekers. Om die reden zijn de camera’s
afgesteld op het priesterkoor. Het is voor de parochie echter niet volledig uit te sluiten dat
kerkbezoekers helemaal niet in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn.
• Bij de ingang van het kerkgebouw of bovenaan het boekje/blad waarop u de orde van de
liturgie kunt volgen staat aangegeven of er tijdens de viering beeld- en/of geluidsopnamen
worden gemaakt.
• Indien u uit wilt sluiten dat u in beeld komt, kunt u bij een vrijwilliger of medewerker van de
parochie altijd vragen waar u kunt gaan zitten. Er zijn hiervoor plekken vrijgehouden.
• De uitzendingen staan beperkte tijd online, namelijk maximaal 13 maanden.
• Van de mogelijkheid tot online streaming wordt door de parochie gebruik gemaakt in het
kader van haar kerkelijke activiteiten. Zoals onder 1 omschreven is er een noodzaak opnames
te maken waarbij de privacy van de kerkbezoekers wordt gerespecteerd. Voor zover er
kerkbezoekers herkenbaar in beeld zijn, heeft de parochie hiervoor een gerechtvaardigd
belang. Van degenen die duidelijk herkenbaar in beeld komen op het priesterkoor heeft de
parochie toestemming ontvangen.
6. Bewaartermijn
• De parochie bewaart persoonsgegevens zolang een betrokkene ingeschreven staat als lid van
de parochie. Bent u geen lid meer van de parochie doordat u naar een andere parochie bent
verhuisd, dan verwijderen wij de persoonsgegevens binnen een jaar uit de
ledenadministratie van de parochie.
• De parochie kan geen persoonsgegevens uit de kerkelijke boeken (doopboek e.d.)
verwijderen, omdat het belangrijk is bij te houden wie kerkelijke sacramenten heeft
ontvangen. De parochies volgt de regels van het Kerkelijk recht.
• De persoonsgegevens die zijn opgeslagen in andere bestanden, zoals bijvoorbeeld het
vrijwilligersbestand, het bestand voor de nieuwsbrief en/of parochieblad of de registratie van
contactpersonen in de begraafplaatsregistratie, worden niet langer bewaard dan nodig is
voor het doel van het bestand.
• Soms kunnen wij persoonsgegevens niet meer verwijderen, omdat het verwijderen daarvan
uitzonderlijk veel werk van de parochie vraagt. Gegevens die niet zonder onredelijke
inspanning verwijderd kunnen worden zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens in gedrukte
nummers van het parochieblad of informatiebulletin of onder omstandigheden het
parochiearchief.
7. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
• Persoonsgegevens worden verstrekt aan - en zijn grotendeels afkomstig van - kerkelijke
instellingen die onderdeel zijn van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland. Voorbeelden
daarvan zijn andere parochies, het bisdom, IPAL (het interdiocesane platform voor de
financiële- en ledenadministraties).
• Als u een overeenkomst hebt met de parochie, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst of een
schenkingsovereenkomst, dan moeten bepaalde gegevens aan de Belastingdienst of een
1 Zie art. 31 > https://support.kerkdienstgemist.nl/articles/juridische-informatie/algemene-voorwaardenVersie: januari 2021
4
andere overheidsdienst worden verstrekt op grond van een wettelijke plicht. Op een
(model)schenkingsovereenkomst kan gevraagd worden uw BSN in te vullen.
• De parochie kan een salarisadministratiekantoor inschakelen. Voor sommige diensten kan de
parochie ook een externe partij inschakelen, bijvoorbeeld voor het beheer van de
begraafplaatsadministratie. In al deze gevallen maakt de parochie met deze derde afspraken
over de veiligheid van uw persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst.
8. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
• De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem is beperkt tot de
ledenadministrateurs en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen
toegang.
• De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel
administrateur(s) en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen
toegang.
• Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor
de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad of de
uitvoering van de Actie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer
nodig zijn.
9. Recht op inzage en correctie
• Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens.
U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het
parochiesecretariaat. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld.
• Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan het parochiesecretariaat.
• Meer informatie over uw rechten leest u in het Algemeen Reglement Bescherming
Persoonsgegevens Parochies. U vindt dit document op www.rkkerk.nl/avg
10. Verwijderen van gegevens
• Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te
verwijderen kunt u richten aan het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het
parochiesecretariaat vindt u bovenaan de privacyverklaring. De ledenadministrateurs of de
leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
• Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en
uitschrijving R.-K. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor
vindt u op de website www.rkkerk.nl. Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De
contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De
ledenadministrateurs van de parochie of de leden van het parochiebestuur behandelen uw
verzoek.
• Meer informatie over uw rechten leest u in het Algemeen Reglement Bescherming
Persoonsgegevens Parochies. U vindt dit document op www.rkkerk.nl/avg. Op www.rkkerk.nl
vindt u ook meer informatie over de kerkelijke procedure tot uitschrijving en het
uitschrijfformulier.Versie: januari 2021
11. Klachtrecht
• Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de
betrokkene worden gestuurd aan het parochiebestuur. De contactgegevens vindt u
bovenaan deze privacyverklaring.
• Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de
ingediende klacht.
• Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan
de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de
Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
12. Functionaris Gegevensbescherming
• Voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens in de R.-K.
Ledenadministratie is een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld.
• Heeft u een klacht of een vraag over de manier waarop uw persoonsgegevens in de R.-K.
Ledenadministratie worden verwerkt, neemt u dan contact op met de FG. U kunt uw vragen
digitaal stellen via het contactformulier op: www.rkkerk.nl/av